大型会议准备物料有哪些4篇

你知道大型会议准备物料有哪些怎么拟定才能发挥它最大的作用吗？以下是小编精心整理的大型会议准备物料有哪些，仅供参考，大家一起来看看吧。

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1、桌椅，名牌，茶水

桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会人员方便就座。但是为了提高会议的档次及满足现代会议的需要，一般采用能重复使用的桌面智能终端，推进无纸化的进程，真正体现绿色会议，智能会议的需要。

2、签到簿，名册，会议议程

签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的xx和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。

3、黑板，白板，笔

在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，虽然视听设备发展得很快，但是传统的表达方式依然受到很多人的喜爱，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外，粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。

4、各种视听器材

现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。

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1、会议邀请类文件

包括邀请联合主办、协办、承办会议单位的函件，以及领导、嘉宾、参会人、媒体等的各类邀请函。记得顺便把停车证也一起准备好。

2、会议请示、审批类文件

主要指报领导及审核部门审批的会议请示文件、申请会议经费的预算请示文件等。

3、会议策划与运作方案

贯穿会议从前期筹备、执行到后期复盘，包含会议分工、日程安排、工作人员通讯表等具体细节的完整方案。

4、协议类文件

包含不限于会议承办说明、食宿与场地协议等各种协议类文件的撰写拟定。

5、新闻通稿

指为了统一宣传口径、为媒体报道提供便利等目的，由会议主办方提前准备并发送给媒体记者的新闻稿件。

6、会议相关情况介绍

主要用于作为会前新闻发布会、预告等的素材，同时也随新闻通稿同步给到媒体，以供媒体撰写报道时进行参考。如有需要，也可搭配媒体采访须知或采访手册。

7、会议议程相关文件

指与会议内容密切相关的文件资料，如演讲中会提到的论文、指导性文件、学习资料等。

8、会议手册

包含会议须知、座位表、议程安排、食宿安排、交通安排、活动安排、注意事项、工作人员联系方式等。

9、演讲稿类文件

领导致辞、讲话稿及有关人员发言稿、祝酒词等。

10、会议主持词。

11、会议质量评价材料，例如问卷调研表。

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一、凡是会议，必有准备

永远不开没有准备的会议，会议最大的成本是时间成本，会议没有结果就是对公司的犯罪，没有准备的会议就等于一场集体谋杀。所以重大的会议有事先检查制度，没有准备好的会议必须取消。在会议前，必须把会议材料提前发给与会人员，与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。

二、凡是会议，必有主题

开会必须要有明确的会议目的，在会议准备的PPT前3页，必须显示会议主题。没有主题和流程的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费大家的生命。会议的主题，要事先通知与会人员。

三、凡是会议，必有纪律

开会设一名纪律检查官（一般由主持人担任），在会议前先宣布会议纪律，对于迟到要处罚，对于会议上不安流程进行要提醒，对于发言带情绪要提醒，对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚，对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。

四、凡是会议，会前必有议程：

要在会议之前明确清楚的会议议程，会议运营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。