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公司内部控制是指公司为了提高生产效率、降低生产经营成本、保护自身经济资源,确保会计信息准确可靠以实现其生产经营目标,在遵循相关法律法规的前提下制定并实施的降低各类风险的手段和过程,包括制定公司规章制度、配套相关流程、检查评价流程实施等贯穿整个生产经营活动的一个完整体系。
公司在制定一系列公司规章制度、完善内部控制工作流程后,一般会采用不同的形式进行检查评价,以检验是否在实际工作中落实到位,风险得到有效管控。内控的检查评价包括自我评价、专项评价、综合评价等等多种形式,其中自我评价即为一种较为客观、有效的评价方式。穿行测试则是自我评价中自上而下、自始而终的一个评价工具。
一、穿行测试的概述
(一)穿行测试的概念
穿行测试是由测试人员对公司某个时间段的生产经营活动或某一特定交易自始至终的行为追踪,以检查和评价公司各项内部控制流程设计是否可行、在实际工作中是否得到了有效实施,是公司内部控制管理的手段,也是内控自我评价中最真实、最全面、最客观的一种评价方法,因此可称为公司内部控制自我评价中的法宝。
穿行测试较早用于审计,是审计人员了解被审计单位业务流程及其风险管控的一项审计程序。后来被公司作为检验手段用于公司内部管理。
参与穿行测试的人员需要具备一定的业务能力和熟悉公司的生产经营状况。在整个穿行测试过程中可扮演多个不同的角色,既是公司管理人员,又是生产线工人,裁判员、运动员于一身。测试人员在每一个环节上既要熟悉操作过程,同时又要进行分析和判断。但由于需要投入较大的精力、时间和专业人员,大多数公司管理者并不持积极地态度,从而忽视了穿行测试所能带来的潜在利益。
(二)穿行测试的方法
穿行测试的对象既可针对单项交易过程,也可以针对公司整个生产经营,穿行测试没有约定俗成的方法,不同的行业、不同的经营过程所采用的方法也不尽相同。测试的方法一般包括:询问、抽检、调阅、实地查看以及过程追踪等。
二、装卸公司的穿行测试
烟台港装卸公司主要从事化肥、煤炭、粮食等货物的港口装卸业务,其中化肥吞吐量占了50% 左右,已成为国家乃至世界知名的化肥进出口作业码头公司。公司打造出精装化肥品牌,与公司保质保量的生产作业及行之有效的内控管理是分不开的。公司的领导及员工对内控工作极为重视,每年由内控办组织相关人员对各项内控流程进行评价,其中穿行测试是必不可少的评价工具。在此,笔者把装卸公司在穿行测试过程中取得的经验和不足与大家进行一下交流。
(一)抓住主线,追根溯源。
装卸公司作为生产单位,存在着两个关系到生产主线的流向:一个是货物流向,一个是票据流向。货随票走,票限货行,就像铁路的两条铁轨彼此没有冲突而又缺一不可。装卸公司的货物流向主要是指货物输运,可分为货物进港和货物出港。货物进港按照输运方式分为铁路集港(术语称之到重)、公路进港(术语称之市入)和水路进港(术语称之进口)。货物出港按照输运方式分为铁路出港、公路出港(术语称之市提)和水路出港(术语称之出口)。装卸公司目前主要的货类是化肥,化肥的装卸是以火车到重卸车及装船出口为主。
因此,在本年度的穿行测试中,测试人员就以化肥作业为主,贯穿整个生产作业主线。首先,测试人员到公司调度室,按照生产组织管理流程的要求从货源计划开始,调阅了货源预控表、公司昼夜生产计划等相关业务报表,确定以某一条船的化肥直取装船出口的作业进行测试。本次测试的货物流向为到重卸车装船出口,分为车场、场船两个操作过程,涉及调度室、商务科、流机队、固机队以及装卸队等部门或作业单位。测试人员在旁听了调度室交班会和配工会之后,在调度室内勤处了解到化肥的到重时间、作业安排、船舶到港、停泊泊位等信息,并取得了相关作业的工票号。
(二)贴班测试,即时评价。
测试人员征得公司领导同意后,开始循着工票号进行贴班测试。根据作业安排,测试人员到商务科理货室,调取生产系统内由理货人员补充更新的工票号的理货信息。然后随着理货员到码头现场,查看化肥的卸车、运输、装船的作业情况。在现场,测试人员检查作业人员、作业机械是否按定点配工流程的要求按时到场开工;网络兜、篷布、垫皮等生产备品是否准备到位。化肥作业过程中,测试人员巡检各作业线的作业人员和作业机械是否按照货运质量管理的要求进行标准作业。每条化肥作业线完成后,作业单位通过生产系统分别将工票信息补录完整:比如商务科补录作业开完工时间、作业吨数、质量批注等信息;流机队补录机械台时、司机姓名等信息。最后,测试人员到作业票审核室对由此生成的作业票进行调阅,检查计件工人的工资核定是否正确、部门的考核是否到位。
在数天的贴班测试过程中,测试人员对照公司内控实施细则和相关规章制度采用抽检、询问等方式逐项检查、即时评价:比如抽检生产系统录入更新是否及时准确;相关台账是否齐全;到现场评价生产单位间各道工序的衔接是否紧密等等。
(三)票据追踪,贯穿全线。
该项作业的票据流向为办票提货计费结算。船舶靠泊化肥装船作业前,代理公司提交货物代理合同、港口作业单、单船收款单等相关资料和证明,货运室签章后即为办票,将有关票据发送至作业单位,作业单位据此票据以及代理公司提供的装船指令办理放货装船手续。作业完毕后货运室根据作业单位返还的相关单据进行计费,然后与代理公司进行结算。
为测试票据在流转过程中是否及时、准确、完整,到重化肥卸车完毕后,测试人员到商务科中转室查阅了铁路运单、火车卸车台账等资料。装船完毕,作业票据由商务科仓库批注完整后递交到商务科货运室,货运室检查核对后进行计费结算。测试人员在货运室抽样检查单船收款单、港口作业合同、港口作业单和出入库汇总表等,调阅计费系统数据、报表以及对账资料,评价是否按照费收管理流程办理计费结算。
至此,该化肥卸车装船作业过程的穿行测试结束。在整个穿行测试过程中,测试人员对个别流程也进行了单项测试评价,如网络兜、篷布等生产备品的采购、管理、报废的内控流程。
术有专攻,业有所长,测试人员分别从专业、非专业不同的角度对穿行测试所涉及的内控流程提出了各自的意见和建议。对于未按照内控实施细则执行的情况,当场提出,区别对待。属于技术上的原因确需修改流程的则进行记录并组织相关单位讨论修订,而属于流程有效但未严格执行的违规操作则作为评价缺陷记录在案,并要求立即整改。
装卸公司的穿行测试具有即时评价的特点。测试人员在确定测试目标时,为了得到真实的测试评价结果,会选定未来几日即将作业的生产任务作为目标,提前制定计划,即时追踪评价。测试人员将自己作为普通工作人员,在实际作业过程中都按照制定的规章制度和内控流程进行测试,这样才能发现流程设计缺陷或违规操作情况。当然,也有不尽如人意之处。比如:公司作业区域广、涉及单位多、时间跨度大、测试人员少。在以整个生产主线测试时,测试人员只能选择重点进行追踪测试,对于非重点则是事后评价或作为特定行为进行单独穿行测试,此处不再赘述。
国际内部审计协会(IIA)在其制定并经过修改的《内部审计实务标准》中对内部审计做出了新的定义:“ 内部审计是一种独立、客观的保证工作与咨询活动, 其目的在于为组织增加价值并改进组织的经营。它采用系统化、规范化的方法来对风险管理、控制及治理程序进行评价,提高他们的效率, 从而帮助实现组织的目标” 。
为了适应经济全球化的需要, 内部审计正在向以增值和改革机构运行状况为主要内容的增值型审计转变,这些转变使得内部审计在公司治理中的作用越来越重要。
一、公司治理和内部审计的关系内涵
(一)公司治理的内涵
由于现代企业制度的建立, 公司所有权和经营权的分离以及代理理论的产生, 公司治理研究营运而生。经济合作与发展组织(OCED)认为:“ 公司治理是一种据以对工商业公司进行管理和控制的体系, 应明确规定公司的各个参与者的责任和权利分布, 诸如董事会、经理层、股东和其他利益相关者” , “ 它还提供了一种结构, 使之用以设置公司目标, 也提供了达到这些目标和监控运营的手段” 。公司治理的目的是未来准租金的分配和决策的科学, 围绕这样的治理目的配属的制度安排构成了具体的公司治理。从静态上看, 公司治理可以理解为一整套公司利益相关者的活动准则;从动态上看, 公司治理则是一系列有效执行这一活动准则的机制。
(二)内部审计是建立现代公司制度的必然
内部审计是一种建立在组织内部的、独立的评价职能, 是为公司所有者服务的, 目的是检查和评价公司日常的经营活动, 帮助管理层和董事会成员有效履行其职责。因此内部审计的范围很广, 不仅包括对财务和经营信息的可靠性和完整性的监督和审查, 还要鉴别、衡量、分类和报告这些信息。作为实现组织内部控制有效手段的内部审计, 根源于组织内部管理的需要, 应公司治理的要求而生。由于企业外部经营环境的不确定性以及现代企业组织结构的变迁, 企业需要做出与此相应的制度安排, 使实现公司治理结构的优化为目标的内部审计得以发展。
(三)建立高效的内部审计和强化公司治理相辅相成
公司治理结构选择企业价值最大化作为公司的理财目标, 克服了股东财富最大化的不足, 考虑了公司其他相关者利益的同时, 也要符合契约理论的要求。审计部门不从事具体业务活动, 独立于业务管理部门, 这使得他们可以从全局出发从客观角度对风险进行识别, 及时建议管理部门采取措施控制风险, 将风险控制在最低限度, 使投资项目获得最佳的收益。在现代企业制度下, 内部审计目标应定位为管理审计, 以提高企业经济效益为核心,将监督融于加强企业风险管理, 完善公司治理机制, 为实现企业经营目标, 提供增值服务。
二、内部审计和公司治理结构结合是基于企业价值最大化理论
建立健全内部审计是企业内部管理的有效手段。虽然内部控制主要是管理层的责任, 但内部审计在协助管理层实现内部控制目标时发挥了重大作用。内部审计的作用是帮助管理层监督控制结构, 并提醒管理层注意内部控制各环节的强弱。为了达到此目的, 内部审计为他们提供了与检查活动相关的分析、评价、建议、忠告和信息。其要点如下:
1.以风险为基础制定计划, 确定内部审计工作的重点
通过识别组织的风险因素, 对潜在的审计业务, 按风险评估中所收集的信息资料进行综合分析, 对各种风险因素进行量化, 按风险水平高低对组织中的拟审计对象进行排序, 从而确定开展内部审计的先后顺序, 即风险高的为先, 风险低的其次。风险管理是管理体制层的一项重要内容。
2.在实施审计业务时, 内部审计人员要保持防范潜在舞弊的意识